Všetko, čo potrebujete vedieť o internej fakturácii pomocou Shoptetu
Interná fakturácia je kľúčovým aspektom pre každý e-shop, ktorý chce efektívne riadiť svoje financie a administratívne procesy. Platforma Shoptet ponúka robustné riešenie pre internú fakturáciu, vrátane možnosti automatického generovania a zasielania faktúr. V tomto článku si podrobne vysvetlíme výhody internej fakturácie na Shoptete, ako ju nastaviť a využiť, a ako do faktúr pridať sken pečiatky, ako nastaviť číslovanie dokladov a mnoho iného.
Výhody internej fakturácie na Shoptete
Interná fakturácia prostredníctvom Shoptetu prináša množstvo výhod, ktoré môžu výrazne zjednodušiť a zefektívniť s e-shopom.
Medzi hlavné výhody patria:
- Automatizácia procesu – Automatické generovanie faktúr pri každej objednávke ušetrí čas a zníži riziko chýb spôsobených manuálnym spracovaním. Faktúry sa vystavia sami a samé sa aj odošlú.
- Prehľadnosť a poriadok – Všetky faktúry sú uložené a dostupné na jednom mieste, čo uľahčuje ich správu a vyhľadávanie. Dá sa exportovať a uložiť vo všetkých bežných formátoch napr. ako PDF alebo aj vo formáte pre EXCEL v prípade viacerých dokladov napr. za celý mesiac.
- Jednoduché zasielanie – Faktúry môžu byť automaticky zasielané zákazníkom, čím sa zlepšuje komunikácia a zákaznícky servis.
- Základne prispôsobiteľné šablóny – Možnosť prispôsobenia faktúr podľa vašich potrieb, vrátane pridania skenu pečiatky, loga a iných dôležitých informácií.
- Zabezpečenie a spoľahlivosť – Elektronické faktúry sú bezpečne uložené a zálohované, čo znižuje riziko ich straty alebo poškodenia. Máte ich v cloude na Shoptete a kedykoľvek si ich viete ľahko dohľadať a priradiť ku konkrétnej objednávke.
- Integrácia s účtovnými systémami – Možnosť integrácie s rôznymi účtovnými softvérmi umožňuje hladký prenos finančných údajov. Integrácia je možné exportu súborov do iných účtovných programov alebo pomocou hotových napojení/doplnkov na iné účtovné programy.
- Možnosť vytvoriť faktúru aj ručne – v prípade telefonickej mailovej objednávky môžete faktúru alebo zálohovku vytvoriť aj ručne.
V Shoptete viete vystaviť faktúry, zálohové faktúry, dobropisy, dodacie listy.
Nie je tam však, možné nahadzovať si náklady (prijaté faktúry).
POZOR: po novom je možné Shoptete vystaviť aj samostatne daňový doklady k prijatej platbe.
A následne faktúru, kde bude uvedená celá položka ako aj odpočet prijatej zálohy.
Ako nastaviť internú fakturáciu na Shoptete
Nastavenie internej fakturácie na Shoptete je jednoduchý a intuitívny proces. Postupujte podľa týchto krokov:
- Prihlásenie do administrácie – Prihláste sa do administratívneho rozhrania vášho e-shopu na Shoptete.
- V sekcii e-shopu „Základné nastavenie“ musíte mať vyplnené kompletné údaje o vašej firme (obchodný názov, IČO, IČ DPH atď…) a v sekcii „Meny“ treba mať vyplnený bankový účet e-shopu.
- Prejdite do sekcie Nastavenia – Kliknite na „Objednávky“ v hlavnom menu.
- Vyberte Doklady – Nájdite a kliknite.
- Nastavenie dokladov – Následne máte možnosť nastaviť číslovanie objednávok, číslovanie dokladov, počiatočné číslo, číselný. Toto všetko môžete nastaviť pre faktúry, zálohové faktúry, dobropisy, dodacie listy, doklady k prijatej platbe.
- Automatické generovanie faktúr – Aktivujte možnosť automatického generovania faktúr pri vytváraní nových objednávok. Môžete nastaviť, aby sa faktúra automaticky generovala a zasielala zákazníkovi po potvrdení objednávky. Nastavíte to v sekcii NASTAVENIA – OBJEDNÁVKY – STAVY.
- Pridanie skenu pečiatky – Ak používate pečiatku, môžete jej sken pridať do šablóny faktúry. Naskenujte pečiatku a nahrajte ju ako obrázok do príslušnej sekcie v šablóne faktúry. A následne sa bude vaša digitálna pečiatka zobrazovať na vyhotovených dokladoch.
Ukážka nastavenia „Základne nastavenie obchodu“:
Ukážka nastavenia „číslovania dokladov“:
Možnosť automatického generovania a zasielania faktúr
Automatické generovanie a zasielanie faktúr je jednou z najväčších výhod využívania Shoptetu pre internú fakturáciu. Tento proces môžete nastaviť nasledovne:
- Automatické generovanie faktúr – V administrácii e-shopu prejdite do sekcie „Fakturácia“ a aktivujte možnosť automatického generovania faktúr. Môžete nastaviť, aby sa faktúra vytvorila automaticky pri každej novej objednávke alebo pri zmene stavu objednávky.
- Automatické zasielanie faktúr – V nastaveniach fakturácie aktivujte možnosť automatického zasielania faktúr zákazníkom. Faktúra môže byť zaslaná ako príloha emailu, ktorý informuje zákazníka o prijatí objednávky, platbe alebo odoslaní tovaru. Pozrite si podrobne ako nastaviť automatické e-maily a ich zasielanie.
- Personalizácia emailov – Upravte šablóny emailov tak, aby obsahovali informácie o faktúre a prípadne ďalšie relevantné informácie pre zákazníka.
Pridanie skenu pečiatky do faktúr
Pečiatka môže zvýšiť dôveryhodnosť vašich faktúr a doklady budú pôsobiť profesionálnejšie. Pridanie skenu pečiatky do faktúr na Shoptete je jednoduché:
- Naskenovanie pečiatky – Naskenujte pečiatku vo vysokom rozlíšení a uložte ju vo formáte obrázka (napríklad PNG alebo JPEG). Alebo ešte lepšou možnosťou je vytvorenie pečiatky v grafickom programe.
- Nahratie skenu/obrázku do Shoptetu – V administrácii vášho e-shopu prejdite do sekcie „Nastavenia“ a potom do „Fakturácia“.
- Umiestnenie pečiatky do faktúry – V sekcii, kde sa nastavuje číslovanie dokladov je miesto pre nahratie pečiatky. Kliknite na tlačidlo pre pridanie obrázka a nahrajte sken pečiatky.
- Uloženie zmien – Po pridaní pečiatky do šablóny faktúry uložte všetky zmeny. Pečiatka sa teraz automaticky zobrazí na každej faktúre vytvorenej pomocou tejto šablóny.
Záver
Interná fakturácia prostredníctvom Shoptetu prináša množstvo výhod, vrátane automatizácie procesu, prehľadnosti a jednoduchého zasielania faktúr zákazníkom.
Možnosť pridať sken pečiatky do faktúr zvyšuje profesionalitu a dôveryhodnosť vašich dokladov.
Správne nastavenie a využitie týchto funkcií vám môže ušetriť čas, zlepšiť komunikáciu so zákazníkmi a zefektívniť administratívne procesy vo vašom e-shope. Dodržiavaním vyššie uvedených krokov môžete plne využiť potenciál internej fakturácie na Shoptete a prispieť k rastu a úspechu vášho online podnikania.
Všetky tieto nastavenie vieme pre vás urobiť. Kontaktujte WEBHUT a informujte sa o tom čo všetko vieme pre vás spraviť.
Sme WEBHUT a robíme a špecializuje sa na e-shopy na Shoptete a Shopify a robíme online marketing.
Najčastejšie robíme pre našich klientov
- Migrácie na Shoptet
- Migrácie na Shopify
- Content pre sociálne siete
- Hromadný prenos produktov
- Strojové preklady produktov
- Napojenia dodávateľov pomocou feedov
